Si, pour diverses raisons, les processus d’achat opérationnel ne peuvent pas être numérisés (par exemple en raison d’un manque de ressources informatiques, l’externalisation de certaines tâches peut constituer une bonne solution. Dans le cadre de l’externalisation des processus métier (BPO), une entreprise spécialisée ou un prestataire de services prend en charge l’exécution et la gestion de certaines activités commerciales pour le compte de l’entreprise cliente. Ce que nous connaissons bien, dans le cadre des réflexions « faire ou acheter », grâce à divers projets d’achat, peut également s’appliquer aux achats opérationnels (ou stratégiques).
Les raisons de se lancer dans l’externalisation
Outre la difficulté à recruter du personnel, plusieurs autres raisons plaident en faveur de l’externalisation avec BPO Action Madagascar des processus métier.
Expertise : outre l’externalisation du traitement des commandes, il est également judicieux d’externaliser, par exemple, la gestion du parc automobile ou la gestion des abonnements de téléphonie mobile. D’une part, cela permet d’externaliser les tâches opérationnelles qui ne relèvent pas du cœur de métier et d’alléger ainsi la charge de travail de l’équipe en place. D’autre part, cela permet de s’appuyer sur l’expertise et l’expérience de prestataires externes et d’optimiser ainsi les prestations. Lorsqu’il s’agit d’externaliser des aspects stratégiques des achats, il est possible de faire appel à l’expertise de prestataires spécialisés.
Réduction des risques : le BPO dans les achats opérationnels peut contribuer à minimiser les risques, les prestataires de services veillant au respect des réglementations, des normes de qualité et des délais de livraison. Si l’on prend l’exemple de la mise en œuvre de la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d’approvisionnement, cela permet de faire face aux pics de charge initiaux.
Volume de travail variable/pics d’activité : de nouvelles directives, des projets d’envergure ou des activités saisonnières peuvent entraîner des fluctuations du volume de travail dans les achats, que le personnel existant n’est pas toujours en mesure de couvrir. L’externalisation des processus métier (BPO) peut aider à absorber efficacement ces pics. Les prestataires externes sont généralement plus à même de réagir avec souplesse à ces fluctuations et de fournir les ressources nécessaires.
Réductions de coûts : le BPO permet aux entreprises de rendre leurs processus d’approvisionnement plus rentables. En tirant parti des économies d’échelle du prestataire, les entreprises peuvent bénéficier de prix plus avantageux pour les produits d’approvisionnement, d’une consolidation des fournisseurs et d’une optimisation des processus. Les coûts liés aux ETP sont remplacés par des coûts externes, ce qui, selon la situation de l’entreprise, peut avoir un impact positif sur sa valorisation.
Quelles tâches peuvent être externalisées ?
Si l’on se limite au domaine des achats, l’externalisation avec BPO Action Madagascar peut par exemple s’appliquer aux domaines d’activité suivants :
1. Achats stratégiques
Que ce soit pour faire face à des pics d’activité liés à des projets, faire appel à une expertise externe lors d’appels d’offres importants, pourvoir des postes vacants avec des managers de transition ou externaliser complètement les achats stratégiques, plusieurs possibilités s’offrent ici.
2. Achats opérationnels
Le domaine opérationnel se prête particulièrement bien au farshoring, car il s’agit souvent de tâches simples et récurrentes. Les tâches à externaliser, par exemple dans le cadre du traitement des commandes, comprennent alors l’examen du contenu des demandes d’achat, la conversion de ces demandes en commandes et le suivi des cas particuliers.
3. Assistance informatique
« Qui veut être l’utilisateur clé ? » Qui ne connaît pas cette question ? Et souvent, c’est celui qui n’est pas assez rapide pour « grimper à l’arbre » avant le « 3 » qui se retrouve à gérer ce sujet épineux. S’ensuivent alors des formations interminables, des questions agaçantes de la part des collègues et une implication dans des projets ERP qui s’ajoutent aux tâches existantes. Là encore, l’externalisation avec BPO Action Madagascar a déjà aidé des clients en assumant le rôle d’utilisateur clé, afin que le service des achats puisse se concentrer sur ses tâches principales.